Экономика и жизнь. N17, 2002

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Практически для любого предприятия одной из основных задач бухгалтерии является учет движения ТМЦ. Сложность задачи заключается в многообразии применяемых учетных схем. Вместе с тем существуют программы, основным отличием которых является с одной стороны ориентация на рядового бухгалтера, а не на программиста, а с другой стороны высокая гибкость, которая позволяет организовать учет в соответствие со спецификой предприятия. Одной из таких программ является модуль Склад, комплексной бухгалтерии КомТех (www.comtec.ru, тел. (095)-4974500).

Учет ТМЦ в модуле Склад базируется на ведении реестров первичных документов - накладных на приход, расход, межскладского перемещения, актов списания, актов комплектации, инвентаризационных описей и др. Все отчеты автоматически формируются на основе первичных документов. При этом по каждой позиции ТМЦ можно всегда проследить всю ее историю, включая остатки, учетные и продажные цены, цену остатка по каждой операции. Все отчеты являются "живыми", т.е. из любого отчета можно войти в документ, "породивший" соответствующую запись в отчете. При наличии прав доступа можно внести в него исправления и при выходе из документа система автоматически с учетом исправлений перестроит отчет.

С точки зрения интерфейса все справочники, документы и отчеты являются таблицами. Это обеспечивает удобный поиск информации и групповые операции над выделенными строками таблицы. При необходимости дополнения каких-либо реквизитов бухгалтер (не программист) может ввести новые колонки и далее использовать их в отчете. Унификация во всех модулях системы правил работы с таблицами обеспечивает хорошее понимание системы и сокращает время ее освоения.

Для максимальной автоматизации расчетов в программе предусмотрены различные бухгалтерские инструменты, включая автоформирование из документа других документов, распределительные механизмы и др.

Количественный учет может вестись одновременно в двух независимых единицах измерения. Это необходимо, например, при учете ГСМ (приход в кг, а расход в л), учет драг.камней (в каратах и шт.), крупный рогатый скот (в кг и головах) и т.д.

Стоимостной учет в рамках модуля "Склад" можно вести параллельно в рублях и валюте "пересчета", которая задается по каждому ТМЦ индивидуально. Бухгалтер может самостоятельно включать в себестоимость приобретения разнообразные факторы (транспортно-заготовительные расходы, таможенные платежи и т.п.). Расчет учетной цены ведется по каждому складу раздельно. Бухгалтер может выбрать метод списания (FIFO, LIFO и по средним ценам.) как для группы ТМЦ, так и для конкретной номенклатурной позиции.

В основе модуля "Склад" лежит иерархический справочник номенклатуры ТМЦ с неограниченным количеством уровней вложенности. Если номенклатура ТМЦ насчитывает тысячи или десятки тысяч наименований, то такое представление информации обеспечивает удобный и быстрый поиск ТМЦ. В состав справочника ТМЦ включает в себя такие параметры, как наименование, артикул, штрих-код, цена, ставки НДС и НП и т.п. При необходимости можно самостоятельно определять видимость колонок по каждой группе ТМЦ.

Иерархический характер справочников позволяет группировать и анализировать отчетные данные по ТМЦ в различных аспектах.
Особенностью модуля Склад является то, что текущие остатки ТМЦ рассчитываются динамически от даты последней инвентаризации. Это позволяет продолжать работу в новом периоде, даже, если в старом периоде выявлены, но еще не устранены какие-либо неточности учета. Для выявления неточностей встроена процедура диагностики движения ТМЦ.

В программе предусмотрено ведение партионного учета. На практике зачастую возникает необходимость учета партий в различных разрезах - по номерам грузовой таможенной декларации (ГТД), сертификатам качества, срокам годности, поставщикам и т.п. В программе КомТех пользователи имеют возможность самостоятельно определять состав параметров, характеризующих партию. Например, в случае торговли фармацевтическими препаратами в качестве партии могут быть выбраны такие параметры, как серия и срок годности. Для каждой конкретной партии можно задать список сопроводительных документов или ссылку на отсканированный графический файл, содержащий изображение сертификата качества. При оприходовании ТМЦ по каждой номенклатурной позиции вводится дополнительная информация в разрезе партий, поскольку по одной накладной могут поступить идентичные товары, но с разными сериями, сроками годности или номерами ГТД.

При формировании расходных накладных информацию о списываемых партиях можно ввести либо вручную, либо создать автоматически по заранее задаваемым пользователем критериям. Например, можно настроить программу на автоматическое списание партий по сроку годности или воспользоваться стандартными методами FIFO, LIFO.

Модуль Склад, хотя и может использоваться автономно, но, как правило, является составной частью комплексной бухгалтерской системы. Между проводками и первичными документами существует двусторонняя связь. Из журнала хоз.операций можно войти в соответствующий первичный документ и наоборот.

Организация обмена первичными документами, номенклатурой и др. справочниками между удаленными подразделениями и филиалами позволяет без труда вести учет для всех удаленных подразделений. Учет в модуле Склад ведется как для бухгалтерского, так и управленческого персонала. Например, уже на этапе обработки первичного документа еще до бухгалтерских проводок можно сформировать акт взаиморасчетов с партнером.

А. Е. Народицкий